Der Auftrag ist zur Zufriedenheit des Kunden erledigt, die Rechnung ist gestellt, die Zahlungsfrist mittlerweile abgelaufen – nur auf Ihrem Konto ist nicht das Geld, das Sie erwarten und verdient haben. Was tun? Wenn Kunden zu Schuldner*innen werden, gibt es mehrere Möglichkeiten, sie an ihre überfällige Rechnungsbegleichung zu erinnern. Und es gibt Möglichkeiten, wie Sie einen Zahlungsverzug schon vorab vermeiden.
Ach wie wäre es schön, wenn die Regel grundsätzlich lauten würde: Ware/Dienstleistung nur gegen Geld. Wie in der Kneipe oder im Supermarkt. Was ich zu mir nehme oder einkaufe, muss direkt beglichen werden. Andersherum sollte ich für die Leistungen, die ich im Auftrag eines Kunden erledige, natürlich auch im Rahmen einer angemessenen Zahlungsfrist mein Geld bekommen.
Wunschdenken Zahlung
Die Realität sieht leider allzu häufig anders aus. Da ist es nicht ungewöhnlich, als Freiberufler*in 30 Tage oder länger auf das Geld zu warten, selbst wenn die Zahlungsfrist auf der Rechnung mit 14 Tagen angegeben ist. Viele Unternehmer*innen und vor allem Gründer*innen scheuen sich, entschlossen dagegen vorzugehen, weil sie Angst haben, die Kunden*innen zu verlieren. Aber ist das wirklich so? Und lohnt es sich, um Kund*innen zu kämpfen, die es mit dem Geld nicht so genau nehmen? Sicher haben wir momentan eine besondere Situation – viele Unternehmen müssen selbst Schulden machen, weil sie keine Einnahmen haben, sind aber trotzdem darauf angewiesen, Dienstleistungen einzukaufen. Hier findet man sicher eine Lösung, mit der alle zufrieden sind. Aber es gibt eben auch die anderen. Jene, die auch nach der zweiten Mahnung nicht reagieren oder grundsätzlich der Meinung sind, dass sie bestimmen, wann Geld fließt und wann nicht.
Zügige Rechnungslegung
Grundsätzlich gilt: Warten Sie mit der Rechnungslegung gar nicht erst lange, sondern stellen Sie Ihre Leistung oder Ware sofort nach Erledigung oder Versand in Rechnung – spätestens am nächsten Tag. Es gibt keinen Grund, das nicht zu tun – schließlich haben Sie Ihren Teil der Vereinbarung ausgeführt. Sie würden auch nicht auf die Idee kommen, im Supermarkt erst eine Woche später zu bezahlen. Hinzu kommt, dass Sie selbst ja auch Ausgaben haben und welchen Anlass gibt es für Sie, aus Ihrem Unternehmen ein Kreditinstitut für andere zu machen, noch dazu eines, das keine Zinsen für seine Auslagen erhält?
Verzug, Zahlungsfristen, Mahnung
Auch hilft Ihnen eine zeitnahe Rechnungsstellung dabei, zügig ein Mahnverfahren einzuleiten, wenn das dann erforderlich ist. Zahlt der/die Kund*in nicht bis zum Ende der Zahlungsfrist, können Sie bereits nach einer Mahnung sofort ein gerichtliches Mahnverfahren beantragen.
Besser als gleich mit der juristischen Keule zu drohen, ist es allerdings, zunächst den/die Kund*in freundlich zu erinnern. Denn nicht jede/r, der/die die Zahlung verschleppt, ist gleich ein/e potentieller Betrüger*in. Am besten ist es, kurz per Telefon nachzuhaken und ein weiteres Zahlungsziel zu vereinbaren. Das geht natürlich auch per E-Mail – wobei der persönliche Kontakt immer nachhaltiger ist. Ein Gespräch gibt Ihnen auch gleich die Gelegenheit zu überprüfen, inwieweit Ihre Kunden*innen Sie ernst nehmen und ob er oder sie eventuell wirklich in Schwierigkeiten steckt.
Nicht abwimmeln lassen
Aber Achtung: Werden Sie abgewimmelt oder vertröstet, dann zögern Sie nicht damit, den Weg über einen Anwalt oder das Gericht zu gehen. Sicher muss man auch noch zwischen einem Neukunden und einem Stammkunden unterscheiden. Jemandem, der Ihnen über Jahre schon die Treue hält, sollten Sie anders gegenübertreten, als einem Neukunden.
Zahlungsverzug Vorbeugen
Eine Möglichkeit für Sie, wenigstens schon mal einen Teilbetrag in der Tasche zu haben, ist die Vorauskasse oder Abschlagszahlung. Haben Sie zum Beispiel einen Auftrag, der sich über einen längeren Zeitraum erstreckt, macht es Sinn, einen Teil der Leistung zwischendurch abzurechnen oder im Voraus einen Betrag zu vereinbaren. Eine weitere Variante, Zahlungen zu beschleunigen ist, den Kund*innen ein Skonto einzuräumen. Zahlen sie innerhalb von acht Tagen, können sie zwei oder mehr Prozent vom Rechnungsbetrag abziehen – eine Möglichkeit, die von vielen Kunden*innen gern genutzt wird.
