Delegieren ist eine Kunst für sich – daran besteht kein Zweifel. Während eine*r verzweifelt versucht, allein alle Bälle oben zu halten, schütten ein*e andere*r Mitarbeitende nach dem Gießkannen-Prinzip mit Arbeit zu. Der Königsweg liegt darin, zu erkennen, was von anderen übernommen werden kann und was nicht. Wir haben die wichtigsten Punkte für Dich zusammengetragen.
Dazu gibt es eine kleine Geschichte, die ich neulich gelesen habe. Ein Journalist will einen Interviewtermin mit dem Chef einer großen Firma vereinbaren. Das ist normalerweise schwierig, haben Chefs doch nie Zeit. Anders in diesem Fall. Der Journalist fragt an und bekommt innerhalb von zwei Tagen den gewünschten Termin. Vor Ort registriert er, dass sich auf dem Schreibtisch des Konzernbosses keine Aktenberge stapeln, sondern ausnahmslos nur Unterlagen liegen, die für dieses Interview relevant sind. Der Chef wirkte weder gehetzt noch so, als stünde er unter Zeitdruck. Auf die Frage des Journalisten, wie das denn kommt, dass das mit dem Termin so schnell ging, antwortete der Unternehmer: „Ich bin der Chef! Meine Arbeit ist die Strategie. Alles andere delegiere ich.“
Delegieren ein Traum?
Klingt gut, oder? Und für manche ist das der Traum, während die Realität so aussieht, dass sich der Chef vor Arbeit kaum retten kann und das das, was eigentlich seine Aufgabe wäre, nämlich das Unternehmen zu führen und zu lenken, einfach zu kurz kommt. Natürlich muss man etwas differenzieren. In einem kleinen Unternehmen sind die Möglichkeiten zu delegieren sicher begrenzt. Da steckt der auch Chef mitten im täglichen operativen Geschäft. Betreut Kunden oder schraubt Fahrräder zusammen. Und trotzdem ist es wichtig, die Dinge, die wirklich Chefsache sind, herauszufiltern und sich dafür Zeitfenster zu schaffen. Und das funktioniert, in dem andere Aufgaben eben delegiert werden.
Vorteile des Delegierens
- Zeitersparnis: Wenn Du Aufgaben delegierst, kannst Du Dich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren und sparst Zeit, die Du sonst mit weniger wichtigen Aufgaben verschwenden würdest.
- Kompetenzentwicklung: Delegieren gibt Dir die Möglichkeit, Deine Fähigkeiten und Kompetenzen zu entwickeln und neue Herausforderungen zu meistern.
- Stressreduktion: Wenn Du Aufgaben delegierst, reduzierst Du Deine eigene Arbeitsbelastung und den Stress, der damit verbunden ist.
- Effektivitätssteigerung: Durch Delegieren von Aufgaben kann die Effektivität insgesamt erhöht werden, da sich alle auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren können.
- Förderung von Verantwortungsbewusstsein: Wenn Du Aufgaben delegierst, förderst Du das Verantwortungsbewusstsein Deiner Mitarbeitenden, da sie für die erfolgreiche Durchführung der Aufgaben verantwortlich sind.
Fallen des Delegierens
Wichtig zu beachten ist, dass Delegieren von Aufgaben zwar effektiv sein, aber eben auch falsch gemacht werden kann. Nämlich immer dann, wenn Aufgaben an Personen delegiert werden, die damit überfordert sind und die nicht über die notwendigen Ressourcen verfügen. Darum hier ein paar Tipps, die dabei helfen, abzugeben und richtig zu delegieren:
1. Schritt für Schritt
Fang mit einer Aufgabe an, die Du abgibst. Etwas, das Du normalerweise erledigst. Die gewonnene Zeit nutzt Du ausschließlich dafür, etwas zu tun, das wirklich nur Du erledigen kannst.
2. Vertraue!
Entdecke die speziellen Fähigkeiten Deiner Mitarbeitenden und vertraue auf sie. Vielleicht ist es ja sogar so, dass Deine Mitarbeitenden einige Aufgabe besser erledigen können, als Du selbst.
3. Können statt müssen
Der worst case für jede*n Unternehmer*in ist ja, dass er/sie selbst ausfällt und die Arbeit nicht mehr erledigt wird. Natürlich denkt man normalerweise nicht darüber nach. Die Wahrheit ist aber, dass das schneller gehen kann, als man denkt. Insofern ist es doch besser, wenn das Delegieren zunächst ein Kann ist, dann funktioniert es, wenn daraus eventuell mal ein Muss wird.
Fazit: Delegieren fällt nicht leicht und trotzdem ist es unerlässlich für jede Führungskraft – egal ob im Büro drei Mitarbeitende sitzen, oder ob Du ein Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeiter*innen führst. Gib ab und konzentriere Dich auf Deine Kernkompetenz und auf die strategische Leitung des Unternehmens. Damit kreierst Du nicht nur einen aufgeräumten Schreibtisch, sondern behältst vor allem den Überblick.
